Системы внутреннего контроля
Автоматизация деятельности холдинга МЦФЭР |
|
Компания «МЦФЭР-консалтинг» внедрила единую систему автоматизации хозяйственной деятельности в холдинге «Международный центр финансово-экономического развития» (МЦФЭР), - динамично развивающейся группе компаний, объединенных миссией содействия экономическому возрождению России. Главной задачей стоящей перед холдингом было создание единого информационного пространства для поддержки прозрачности и управляемости быстрорастущего многопрофильного бизнеса. Решение выбраное специалистами «МЦФЭР-консалтинг», позволило охватить все процессы хозяйственной деятельности заказчика и объединить всю информацию по деятельности холдинга в единую корпоративную информационную систему с доступом к ее ресурсам более чем 200 пользователям, а также ежемесячным объемом обрабатываемой документации на уровне 150000 документов. Приглашаем Вас поподробнее познакомиться с данным проектом. «Международный центр финансово-экономического развития» (МЦФЭР) был образован в 1991 году. Четко выстроенный менеджмент и профессионализм команды способствовали тому, что компания быстро заняла одно из ведущих мест на рынке высококачественной профессиональной информации. «МЦФЭР» постоянно работает над расширением спектра своих услуг, а также совершенствует уже имеющиеся информационные продукты. У компании есть партнеры и дистрибьюторы по всей территории России, а также предприятия, учрежденные «МЦФЭР» в странах СНГ (Украина, Казахстан, Узбекистан и Азербайджан). «МЦФЭР» сотрудничает со многими крупными международными компаниями и общественными организациями. Клиентами компании являются более 250 000 предприятий и организаций как в России, так и в странах ближнего зарубежья. Ежегодно около 25 000 специалистов со всей территории России посещают образовательные мероприятия «МЦФЭР». Консалтинговыми услугами пользуются более 400 российских компаний, а также структур федерального и муниципального уровня. Постоянный штат сотрудников «МЦФЭР» - более 1000 человек. Кроме того, в проектах компании ежегодно принимают участие около 2000 профессионалов из других организаций - авторы, преподаватели, консультанты. Международный центр финансово-экономического развития (МЦФЭР) предоставляет информационные услуги предприятиям и организациям всех форм собственности и осуществляет свою деятельность по трем основным направлениям:
Компании холдинга «МЦФЭР» всегда занимали активную позицию на рынке. Развивались существующие и разрабатывались инновационные продукты и услуги. Cоздавались новые направления и бизнес-единицы, расширялась география бизнеса. Ключевыми отличиями любой крупной холдинговой структуры является многогранность и многофакторность информационных потоков внутри компаний. Главным критерием для возможности эффективно развивать и планировать бизнес внутри группы компаний является наличие актуальной информации на любой горизонтали и вертикали. Для обеспечения стратегического соответствия информационных технологий требованиям бизнеса необходимо проводить планомерную и целенаправленную работу по развитию информационной инфраструктуры. Руководство «МЦФЭР» хорошо понимало необходимость принятия решения о выборе дальнейшего пути развития корпоративной информационной системы управления (КИСУ), поскольку отсутствие адекватной информационной поддержки бизнеса являлось одним из основных сдерживающих факторов. Проведенный анализ выявил основные проблемы, оказывающие негативное воздействие на дальнейшее развитие компаний холдинга «МЦФЭР»:
В рамках ИТ-стратегии группы компаний «МЦФЭР», принятой в 2002 году, была разработана «Концепция создания КИСУ «МЦФЭР», сформулированы основные цели проекта:
Анализ поставленных целей и выдвигаемых задач показал, что создание комплексного решения, отвечающего поставленным требованиям, гарантировано только технологией ERP-системы. Обеспечение единого информационного поля предполагает платформенный тип системы, что также явилось дополнительным плюсом при выборе решения на основе ERP. Поставленные цели в части четкого описания бизнес-процессов несомненно помогли сориентировать специалистов холдинга на этапе выбора, поскольку обеспечение жесткости в построении бизнес-процессов, в полной мере обеспечивается технологией ERP-системы. Мониторинг рынка поставщиков решений, их репутации, полноты сервисной поддержки, оказываемой после продажи, а также анализ функциональности систем и четкое понимание бюджетных рамок проекта - помогли принять окончательное решение при выборе ERP-системы. В результате выбор пал на продукт Microsoft Dynamics AX (прежнее название - Microsoft Business Solutions Axapta). Основными критериями выбора указанной системы стали, во-первых, испытанная и надежная платформа, во-вторых, обширная функциональность, позволяющая использовать все современные управленческие технологии. Следует особо подчеркнуть, что основным конкурентным преимуществом системы Microsoft Dynamics AX была признана гибкость технологической платформы, обеспечивающая решение задач, связанных со спецификой разнородных бизнесов холдинга «МЦФЭР» (Издательский, Образовательный, Консалтинговый), при этом готовые вертикальные ERP-решения такого класса на российском рынке на тот момент практически отсутствовали. «Сейчас, анализируя альтернативы нашего выбора, мы считаем, что ставка на концепцию ERP на базе системы Microsoft Dynamics Aх (Axapta) в рамках стратегии развития информационной системы холдинга была сделана правильно, и если бы нам пришлось повторить процесс заново, то наше решение было бы аналогичным» - Генеральный директор МЦФЭР, Межанский Максим Александрович. На все этапы проекта распространялась единая стратегия внедрения, основу которой составляли: 1) первичность построения фундамента на базе автоматизации учетной функции в рамках Microsoft Dynamics AX, а именно: бухгалтерский и налоговый учет, полностью отвечающий требованиям российского законодательства, материальный учет, кадровый учет и управленческий учет; 2) концентрация усилий вокруг наиболее строгих бизнес-процессов и достижение максимального эффекта повышения бизнес - культуры, квалификации персонала и управляемости бизнеса; 3) cоздание комплексных отраслевых решений по направлениям бизнеса. Проводилось поэтапное внедрение по бизнес-направлениям:
При этом разработка и описание бизнес-процессов, создание общих методологий и дизайнов, контрольных примеров, единой базы нормативно-справочной информации делались одновременно для всей группы компаний на начальной стадии проекта. Формализована организационная структура группы компаний, которая ранее отсутствовала. Построена единая платформа с интеграцией комплекса прикладных систем (BPM система Plan Designer, система адресной подписки, система учета образовательных мероприятий, система штрихового кодирования). Особое внимание уделялось автоматизации общих бизнес-процессов для ПСП, среди самых крупных можно выделить Кадровую службу (КС) и Службу Финансово Экономического Планирования (СФЭП).
Решение для автоматизации разнородных бизнесов холдинга создавалось в рамках единого приложения и одной БД. При этом для обеспечения требований по доступу к информации существенно расширены возможности стандартного функционала системы Microsoft Dynamics AX в части разграничений прав доступа, и обеспечено разделение функциональности на уровне параметрических настроек. Для автоматизации Группы Компаний была реализована следующая функциональность:
Также, консультантами Партнера был осуществлен ряд доработок, направленных на оптимизацию работы бухгалтерии, финансовой и кадровой служб с целью максимального соответствия предложенного функционала требованиям российского законодательства. Спецификой автоматизации образовательного решения является тесная интеграция на уровне операционных процессов и нормативных справочников с производственной биллинговой системой по обслуживанию клиентов образовательных мероприятий (Система учета образовательных мероприятий – СУОМ), функциональность по работе с лекторско-преподавательским составом и выплате гонораров. Отдельно стоит отметить разработку функциональности раздельного учета НДС по облагаемой и необлагаемой налогами деятельности. Накопленная экспертиза, а также внедренческий опыт позволили создать решение для Издательского дома «МЦФЭР» на базе системы Microsoft Dynamics AX с максимальным охватом всего функционала. Специфика издательского бизнеса требовала не стандартного подхода при автоматизации, но гибкость и обширная функциональность в Microsoft Dynamics AX позволили разработать решение, максимально удовлетворяющее всем специфическим потребностям. Решение охватывает все внутренние службы Издательского дома: редакция издательства, допечатная подготовка, производство, работа с клиентами, продажа рекламных площадей, продвижение, внутренняя логистика, склады и работа с экспедиционными предприятиями, распространение по подписке, оптовые и розничные продажи. Осуществлена тесная интеграция с биллинговой системой адресной подписки. Ключевой момент, способствующий эффективной реализации проекта, – это поддержка всего проекта на уровне генерального директора холдинга. Реализация внедренного функционала системы Microsoft Dynamics AX позволила полностью скоординировать работу основных служб, четко распределить роли между менеджерами, обеспечить менеджмент Компании актуальной информацией, а также сократить сроки исполнения по всем основным бизнес-процессам. Отмечается существенное сокращение временных и трудовых затрат на передачу информации между подразделениями, сокращение случаев искажения информации при ее движении внутри организации, минимизация случаев двойного ввода информации. Руководство холдинга «МЦФЭР» отметило основные задачи, которые помогла решить система автоматизации на базе Microsoft Dynamics AX:
«Результаты внедрения показали, что система Microsoft Dynamics AX способна жестко контролировать и обеспечивать прозрачность всех информационных потоков, мы уверены, что система обеспечивает независимый от субъективного фактора менеджмент бизнес-процессов», - отметила руководитель проектной группы со стороны “МЦФЭР”, Заместитель финансового директора по бухгалтерскому учету и налогообложению Орехова Марина Николаевна. Дальнейшее развитие системы планируется в части расширения функциональности для производственных служб, использовании современных технологий для создания Интернет торговли, а также реализация задач стратегического управления в рамках системы Microsoft Dynamics AX. Система будет тиражироваться на другие бизнес направления холдинга. «Мы не говорим об окончательных итогах проекта автоматизации, мы ставим некую промежуточную точку. Но с развитием бизнеса должна развиваться и система, мы готовы инвестировать в это», - сказал генеральный директор “МЦФЭР” Межанский М. А. |
